商學院裏，通常會教授的一門課程，就是作業管理。其所教授，於提高作業效率的工具，適用於任何行業，不論該行業如何運作。有效的作業，在律師事務所的環境中，尤為重要。雖然律師的本職，是提供法律服務，但其大部分時間和成本，都會用於業務的運作上，藉以確保律師事務所的後勤工作，順利而有效。因此，當您的作業效率越高時，您就有越多的時間，投入法律的實質業務中。律師事務所越大，則精簡其營作業務就越為重要。例如，及時接收信件，對律師事務所來說極為重要；文件的及時服務，是由法令規定的，它可成為爭議，甚或訴訟的來源。對單一的從業律師來說，這不是個問題，因為郵件會從郵箱，直接到達律師的手中，但是，對於規模較大的公司而言，律師實際收到郵件的任何時間上的延宕，都可能使律師錯過時間寫反對意見，執行反擊，或在最壞情況下，甚至錯過截止日期。極大化律師事務所運作的效率，最直觀且簡單的方法，就是製作一個作業流程圖，以下是製作的方法：

1 — 從大局開始

這裡的想法，是從投影圖開始，用一般的視角，去發現潛在的問題。 首先確認，您案件運作的主要階段，例如，以我對人身傷害案件的處理經驗來說，我將每個案件的生命週期，分為四個階段：（1）收錄，（2）披露，（3）審判 ，和（4）決議。

其次，為每個階段的作業，建立一個流程圖。 本練習的目的，是在推動案件訴訟的進展中，能確定會發生的每一件重大事務，或其過程； 與其想像會發生的過程和路徑，何不嘗試繪下您已知道，實際發生的過程和路徑。當您對自己的運作有愈真實的了解，則您就愈容易發現任何潛在的問題。

2 — 確認弱點

如果您確定了，某個特殊過程，在作業流程中，必需存在，然而在目前的實務作業中，却並未發生，那麼，這就是一個您應該補救的部份。 意即，在您的案件運作中，應發生而未發生的重大事件或流程，影響了將訴訟推向解決方案的路程。

如果您無法在任何兩個特定的過程中間，繪製代表關係的箭頭，那這也是一個您需要修補的地方。它代表著，雖然您已確定了應有的過程，但整個工作流程與正確的目的之間是脫節的。

如能夠查看業務整體作業流程，是非常有用的。 例如，在上面的流程圖中，我可以看到，從披露階段，直接到解決階段，有兩個可能的路徑 – 一個是在訴前查詢的時間，另一個則是在提起訴訟之後，保留專家的時侯。 同樣的，在通往調停的途徑，與審判的流程圖相交，這表示，即使在審判中，也能和解案件。 每個作業階段之間，應有明確的關連性， 在承辦人身傷害的律師事務所的業務中，解決問題的途徑越多則越好。

3 — 找出瓶頸

現在應有的過程都已到位，這有助於我們找出實際操作中，時間上的瓶頸。 律師事務所與其它行業不同之處在於，它某些事件和過程發生的時間，是要受到法規支配的，例如，最早可以提出書面披露的時間，就是其中之一。 將這些放在一邊，先考慮作業中，每個過程應發生的時間，以及它是否存在任何不必要的延緩。 例如，我曾經見過，律師沒有及時收到郵件，客戶沒有簽署委託書，忘了申請醫療記錄，沒有及時聘用專家等等。任何時刻若發現，事情沒有按時完成，就必須立即補救，特別是在律師事務所這一行。

在每個連接箭頭旁邊，標上一個表示時間的數字（可代表小時數，天數，或月數等等），應該是有幫助的，以表明從一個過程到另一過程，所需花的時間。 若您看到一個數字，高到無法接受，那就是您要注意改進的地方。

循環流動亦是瓶頸之一。 如果您發現您的作業流程中有循環流動，那就表示您的作業中，可能還存在沒有解決的工作。

4 — 為問題建立特定的流程圖

一旦確定了要修補的過程，就可以為該過程建立一個更詳細的流程圖。 例如，假設律師沒有及時收到郵件，則應該建立郵件收錄過程的詳細流程圖，這是律師事務所營運作業中，屬於收錄階段的一個過程。

上面的流程圖顯示，當收到電子郵件（與個人工作電子郵件相較，這裏指的是發送到普通帳戶或律師助理的電子服務郵件）時，與該郵件相關的案件，就應該被決定了。 然後在一個小時內，該電子郵件就應轉發給相關案件的律師。 同樣的，如果該郵件的實質內容屬於觸發事件，好比書面證詞通知，或動議申請，則相關日期將被登錄； 任何未知的郵件，將以全公司性的電子郵件發送，讓應負責的律師斷定處理。

當收到實體郵件後，該郵件將會於一個工作天內，進行實際歸檔。不過，實體文件，將於三天內，進行掃描上傳，存於數位系統中，然後才能進入案件，觸發事件或未知的處理流程，最終將分派給律師處理。

5 — 補救問題！

問題存在的原因可能有很多種，一旦確定了問題是什麼後，在實施補救方案之前，首要之務，就是要了解問題的原因所在。 例如，在訴訟中所提出的文件，經常達數百頁，甚至數千頁之多。 這一類型的實體郵件，會在作業流程中，產生障礙，因為它們需要時間，進行掃描和上傳。 同樣，非文檔性的文件，像 X-光軟片等，如果不是幾千兆字節（gigabytes），至少也是數百兆字節（megabytes），這些文件也會在上傳數位系統時，造成系統減速。

如果您想直接補救問題，當然可以僱用更多的員工和購置更多的計算機，來減低72小時（三天）的要求。 但是，一個有效且免費的解決方案，就是簡單地改變作業流程。 在上面修改的流程圖中，將所有的實體郵件，在收件後的一小時之內，直接發送給律師， 這樣，任何有時間敏感性的郵件，都可立即供律師審查，例如，緊急的單方申請； 然後，律師可以將實體郵件，放在他的發件箱中，以便稍後將其發送到實體文件存檔，並上傳到數位系統中。 如此一來，實體郵件，將永遠不會延遲到達律師手中，而且所有郵件，仍然會被實體存檔，並上傳到數位系統中。

上面郵件的假設，只是一個非常基本的例子，說明建立一個作業流程圖，可以極大地有益於您的業務。 您可盡您所需，讓流程圖儘量詳細，甚至建立一個決策流程樹。 如果您認為您的業務，已達100％的營運效率，但建立作業流程圖，仍可為您提供有價值且深刻的理解。 例如，在我的律師事務所，我希望儘可能有多種途徑，直接進入解決階段，因為和解意味著，我可為客戶提供金錢賠償的保證。 從整體作業來看，我有兩條潛在的解決途徑，也許在提起訴訟，並進一步調查後，可以再建立第三條途徑。

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