Flow Chart on clear board with executives in background

商學院裏,通常會教授的一門課程,就是作業管理。其所教授,於提高作業效率的工具,適用於任何行業,不論該行業如何運作。有效的作業,在律師事務所的環境中,尤為重要。雖然律師的本職,是提供法律服務,但其大部分時間和成本,都會用於業務的運作上,藉以確保律師事務所的後勤工作,順利而有效。因此,當您的作業效率越高時,您就有越多的時間,投入法律的實質業務中。律師事務所越大,則精簡其營作業務就越為重要。例如,及時接收信件,對律師事務所來說極為重要;文件的及時服務,是由法令規定的,它可成為爭議,甚或訴訟的來源。對單一的從業律師來說,這不是個問題,因為郵件會從郵箱,直接到達律師的手中,但是,對於規模較大的公司而言,律師實際收到郵件的任何時間上的延宕,都可能使律師錯過時間寫反對意見,執行反擊,或在最壞情況下,甚至錯過截止日期。極大化律師事務所運作的效率,最直觀且簡單的方法,就是製作一個作業流程圖,以下是製作的方法:

1 從大局開始

這裡的想法,是從投影圖開始,用一般的視角,去發現潛在的問題。 首先確認,您案件運作的主要階段,例如,以我對人身傷害案件的處理經驗來說,我將每個案件的生命週期,分為四個階段:(1)收錄,(2)披露,(3)審判 ,和(4)決議。

Operations phase of lawfirm powerpoint slide

其次,為每個階段的作業,建立一個流程圖。 本練習的目的,是在推動案件訴訟的進展中,能確定會發生的每一件重大事務,或其過程; 與其想像會發生的過程和路徑,何不嘗試繪下您已知道,實際發生的過程和路徑。當您對自己的運作有愈真實的了解,則您就愈容易發現任何潛在的問題。

Law firm operational flowchart chinese mandarin

2 — 確認弱點

如果您確定了,某個特殊過程,在作業流程中,必需存在,然而在目前的實務作業中,却並未發生,那麼,這就是一個您應該補救的部份。 意即,在您的案件運作中,應發生而未發生的重大事件或流程,影響了將訴訟推向解決方案的路程。

如果您無法在任何兩個特定的過程中間,繪製代表關係的箭頭,那這也是一個您需要修補的地方。它代表著,雖然您已確定了應有的過程,但整個工作流程與正確的目的之間是脫節的。

如能夠查看業務整體作業流程,是非常有用的。 例如,在上面的流程圖中,我可以看到,從披露階段,直接到解決階段,有兩個可能的路徑 – 一個是在訴前查詢的時間,另一個則是在提起訴訟之後,保留專家的時侯。 同樣的,在通往調停的途徑,與審判的流程圖相交,這表示,即使在審判中,也能和解案件。 每個作業階段之間,應有明確的關連性, 在承辦人身傷害的律師事務所的業務中,解決問題的途徑越多則越好。

3 — 找出瓶頸

現在應有的過程都已到位,這有助於我們找出實際操作中,時間上的瓶頸。 律師事務所與其它行業不同之處在於,它某些事件和過程發生的時間,是要受到法規支配的,例如,最早可以提出書面披露的時間,就是其中之一。 將這些放在一邊,先考慮作業中,每個過程應發生的時間,以及它是否存在任何不必要的延緩。 例如,我曾經見過,律師沒有及時收到郵件,客戶沒有簽署委託書,忘了申請醫療記錄,沒有及時聘用專家等等。任何時刻若發現,事情沒有按時完成,就必須立即補救,特別是在律師事務所這一行。

在每個連接箭頭旁邊,標上一個表示時間的數字(可代表小時數,天數,或月數等等),應該是有幫助的,以表明從一個過程到另一過程,所需花的時間。 若您看到一個數字,高到無法接受,那就是您要注意改進的地方。

循環流動亦是瓶頸之一。 如果您發現您的作業流程中有循環流動,那就表示您的作業中,可能還存在沒有解決的工作。

4 為問題建立特定的流程圖

一旦確定了要修補的過程,就可以為該過程建立一個更詳細的流程圖。 例如,假設律師沒有及時收到郵件,則應該建立郵件收錄過程的詳細流程圖,這是律師事務所營運作業中,屬於收錄階段的一個過程。

Mail intake flow chart Chinese mandarin

上面的流程圖顯示,當收到電子郵件(與個人工作電子郵件相較,這裏指的是發送到普通帳戶或律師助理的電子服務郵件)時,與該郵件相關的案件,就應該被決定了。 然後在一個小時內,該電子郵件就應轉發給相關案件的律師。 同樣的,如果該郵件的實質內容屬於觸發事件,好比書面證詞通知,或動議申請,則相關日期將被登錄; 任何未知的郵件,將以全公司性的電子郵件發送,讓應負責的律師斷定處理。

當收到實體郵件後,該郵件將會於一個工作天內,進行實際歸檔。不過,實體文件,將於三天內,進行掃描上傳,存於數位系統中,然後才能進入案件,觸發事件或未知的處理流程,最終將分派給律師處理。

5 — 補救問題!

問題存在的原因可能有很多種,一旦確定了問題是什麼後,在實施補救方案之前,首要之務,就是要了解問題的原因所在。 例如,在訴訟中所提出的文件,經常達數百頁,甚至數千頁之多。 這一類型的實體郵件,會在作業流程中,產生障礙,因為它們需要時間,進行掃描和上傳。 同樣,非文檔性的文件,像 X-光軟片等,如果不是幾千兆字節(gigabytes),至少也是數百兆字節(megabytes),這些文件也會在上傳數位系統時,造成系統減速。

Mail intake flowchart fixed processes chinese mandarin

如果您想直接補救問題,當然可以僱用更多的員工和購置更多的計算機,來減低72小時(三天)的要求。 但是,一個有效且免費的解決方案,就是簡單地改變作業流程。 在上面修改的流程圖中,將所有的實體郵件,在收件後的一小時之內,直接發送給律師, 這樣,任何有時間敏感性的郵件,都可立即供律師審查,例如,緊急的單方申請; 然後,律師可以將實體郵件,放在他的發件箱中,以便稍後將其發送到實體文件存檔,並上傳到數位系統中。 如此一來,實體郵件,將永遠不會延遲到達律師手中,而且所有郵件,仍然會被實體存檔,並上傳到數位系統中。

上面郵件的假設,只是一個非常基本的例子,說明建立一個作業流程圖,可以極大地有益於您的業務。 您可盡您所需,讓流程圖儘量詳細,甚至建立一個決策流程樹。 如果您認為您的業務,已達100%的營運效率,但建立作業流程圖,仍可為您提供有價值且深刻的理解。 例如,在我的律師事務所,我希望儘可能有多種途徑,直接進入解決階段,因為和解意味著,我可為客戶提供金錢賠償的保證。 從整體作業來看,我有兩條潛在的解決途徑,也許在提起訴訟,並進一步調查後,可以再建立第三條途徑。

免責聲明:  以上內容純屬潘氏法律團的意見,不應以任何方式視為正式的法律諮詢,若您有任何問題,請與我們聯絡,我們會提供您免費的法律諮詢服務,謝謝。

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